輸入書類をもらう際ですが、タイミングがあります。
いつでもすぐに貰えるわけでもありませんし、輸入貨物が日本に向かっているのに
「いつかメーカーから送ってくるだろう・・・」とただ待っているだけでは、全く来ない場合があります。むしろ中国ではその方が多いです。
ですから、適切なタイミングでメーカーや船会社に書類を要求する事が必要です。
入手順にご紹介させていただきますね。
①Invoice, Packing list →これはセットで同時にもらえます。基本的にコンテナに貨物が詰められた日（ETC）、もしくはその翌日にSPLより入手可能です。
SPLに要求すれば、どんな状態でコンテナに詰めたかというVanning写真、詰める前のコンテナの状態は汚れておらず、穴もあいていなかったか
確認ができるコンテナ写真も一緒に送ってもらえます。
②原産地証明書 → こちらも Invoice, Packing listとほぼ同じタイミングでSPLより原本を発送してもらえます。１つ注意していただきたいのが、原本を発送する前に必ずコピーをメールで送付してもらいましょう。
いざ通関業者のもとに原本が着いた際に、詳細が間違っているとその時点で再送してもらわないといけなくなるので納期に間に合わなくなります。コピーで内容を確認できるようにしておきましょう。
③B/L コピー→ これは貨物が積まれた船が出港する日(ETD)にSPLよりもらえます。
ETCからETDまでの日程が離れている際は注意してください！
その間にSPLが祝日や長期休暇に入ってしまうことがあります。現地全体が祝日とかに入るとB/Lの入手のしようがなくなってしまうこともあるので要注意です！
オリジナルB/Lの場合は原産地証明書と同様に必ず原本発送前にコピーをメールで送付してもらいましょう。
④Arrival Notice, A/N → こちらは日本の船社代理店より入手します。B/Lに日本の船社代理店の住所等が書いてありますので、そこに電話をして入手します。だいたい入港日(ETA)前日か入港日当日に入手出来ます。
これは出来るだけ早くほしいので、船社代理店にあらかじめB/Lのコピーをfaxで送り、自分の貨物情報を知らせておきましょう。これが来ないと海上運賃等の支払いが出来ず、貨物が倉庫やヤードから出荷出来ないので要注意です！
上記４つがあれば基本的に輸入通関書類が揃います。一気にまとめて通関業者に送付するのではなく、入手したものからすぐに送付していきましょう。送付後は通関業者が輸入許可をあげてくれて、配送までしてくれます。
ただここで注意していただきたいのが、現地の祝日や長期休暇です！！
メーカーが休暇に入ってしまう前に全ての書類を入手しなければ貨物は輸入申告が予定通りの日程で出来ません。そうすると納期がどんどん遅れていくのです。旧正月や夏休み等の予定は遅くても３ヶ月前には共有しておいてください。これは通関だけでなく、発注にも関わってくるからです。
旧正月や祝日に入ると、メーカーだけでなく、現地の船会社も休みに入るので、万が一メーカーと連絡が取れても船会社から書類が入手出来なければ通関は出来ません。
卓上のカレンダーなどに、だいたいの輸入スケジュールを記載し、どのタイミングでどの書類を入手すればいいかを慣れるまでは書いていくと自然に流れを覚えて行くかと思います。