海外貿易・輸入・輸出のやり方を大阪の貿易会社が情報紹介します。

契約書を交わす

 契約書って専門用語など多くてなんだか難しそうだなと思われるかと思います。
実際専門用語を理解するのに時間がかかることもありますがそれよりも大事なのは
海外の国とやりとりをしていることをはっきり意識しておくことです。

ポイントとしては下記の通りです。
1.契約社会なので基本的に書いてあることに限ってやってくれます。
 契約書に書くといってもこのくらいは「書かなくてもわかるだろう」という考えは禁物です。
日本の常識はほとんど通用しないと思っておいたほうが良いです。

2.誰がどこでどのようにいつするかをはっきりと書く。
 書かれていないことは契約外ですので日本の常識で
こんなことは起こらないだろうと思っていても”起こります”、もう間違いありません^^
その想定外の事態を予め発生させないようにするためにもしっかりと規定しておく必要があるわけなんですね。

 日常的な事柄を例に取ってみましょうか。あなたが日本の会社で働いていて文具類を発注するとしましょう。下記は良くない例です。
”赤ペン5本を12月5日にください。”日本の常識だといつもの赤ペンを5日後に持ってきてくれると思いますがこれが仮に海外の業者さんだといつもと微妙に色の違う赤ペンを届けてきたり(メーカーや色番号を指定していないため)、今日は2本、あさって3本とか12月5日になっても納品されてない、納品が遅れる連絡もない対応してくれないといったことがあるんですね。

 なので海外に注文する場合は
”ゼブラの赤ペン(製品番号:AAA、できれば色番号指定もして)、5本を一括で12月5日に届けて下さい。納期厳守でお願いします。”とはっきり書いておく必要があります。

 ちょっと難しそうだなあと思われたかと思いますが自分が何がしたいかまず理解しておけば
あとはそれを誰がどこでどのようにいつするかをはっきりと書けばうまくいくはずです。
そしてこれがあなたとあなたの顧客、仕入先と良好な関係を保つ上で重要なポイントです。

以下のシートを参考にしてトラブルを事前に防止して下さい。
以下をクリックしてEcxelシートをダウンロードして下さい。
新規案件発注前確認シート

海外のサプライヤーに送った注文書もシェアしておきます。
以下をクリックしてPDFファイルをダウンロードして下さい。
発注書

3.発注書
 これは誰ががいつどこでどのように何をするかといったことを決めた書類ですね。
発注先、発注者、インコタームズ(輸入条件)、納期、発注数量、金額、梱包方法、支払い条件、注意事項、図面番号などが項目としてあります。
だいたいで書いてはいけません。え、ここまでやるの?というぐらい書いておいたほうが後々の展開がスムーズです。

 気をつけておいて欲しいのは発注書に図面番号や注意事項を書いたからといってちゃんと良いものが出荷されるという100%の保証はない、ということです。

 弊社の例で言いますと六角ナットの高さを図面で規定しておいたにも関わらず高さが足りないものが出荷された!ということもありました。

 大量生産する前に少量のサンプルをもらえるようならそれを送ってもらって自分でチェックする(検品と言います)、大量生産に入った時を見計らって現地で検品するなどの対策が必要です。
(お金がかかりますが)その他ナットがきつすぎてボルトに入らないものがたくさん出た!とかありましたがこういった件については100ケ中1ケまでは~のゲージで通して通らないものはOKとする、のような合格率を決めておくと良いですね。発注書は書面に残して無用なトラブルで時間をとられないようにするためにも、仕入れ先とも有利にビジネスを進められるようなものを作りましょう!

 

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